Thiết kế cơ cấu lương, phụ cấp, phúc lợi đúng luật để tối ưu chi phí BHXH và thuế TNCN

Tổng tỷ lệ bảo hiểm bắt buộc trên tiền lương hiện là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5%. Vì vậy mỗi triệu đồng nằm trong hay nằm ngoài lương đóng BHXH đều có giá. Nhưng ranh giới giữa tối ưu và trốn đóng rất mỏng: cơ quan BHXH và cơ quan thuế xét bản chất khoản chi, không xét cái tên ghi trên hợp đồng. Bài viết này xét ba lăng kính BHXH, thuế TNCN và thuế TNDN.

Lương đóng BHXH gồm những gì theo luật hiện hành

Theo Điều 31 Luật BHXH số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Mức trần bằng 20 lần mức tham chiếu; khi mức tham chiếu đang bằng lương cơ sở, mức lương cơ sở 2.530.000 đồng từ 01/7/2026 kéo trần lương đóng BHXH, BHYT lên 50,6 triệu đồng/tháng.

Khoản nào nằm ngoài? Trả lời trên cổng hỏi đáp chính sách của Bộ Tài chính, BHXH Việt Nam căn cứ khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH xác nhận các chế độ, phúc lợi ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động không thuộc tiền lương đóng BHXH bắt buộc, gồm:

• Tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến.
• Tiền ăn giữa ca.
• Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ.
• Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân qua đời, người thân kết hôn, sinh nhật người lao động.
• Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng.

Ba nguyên tắc để cơ cấu đứng vững khi bị kiểm tra

1. Bản chất trước, tên gọi sau. Khoản trả cố định hằng tháng để bù đắp điều kiện lao động, trách nhiệm, chức vụ, thâm niên là phụ cấp lương và phải tính đóng. Đổi tên phụ cấp trách nhiệm thành hỗ trợ đi lại không làm thay đổi bản chất.
2. Phúc lợi phải có căn cứ và gắn với nhu cầu thật. Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở nên được quy định trong quy chế, có mức theo nhóm vị trí, áp dụng nhất quán, chứ không phải phần lương bị tách ra cho từng người.
3. Mức lương theo công việc phải hợp lý. Lương không được thấp hơn lương tối thiểu vùng (vùng I là 5.310.000 đồng/tháng từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP) và phải tương xứng với vị trí. Một kế toán trưởng có lương chức danh 6 triệu nhưng nhận 20 triệu tiền hỗ trợ là dấu hiệu đỏ với cả cơ quan BHXH lẫn cơ quan thuế.

Góc thuế TNCN: những khoản được miễn hoặc giảm trừ từ năm 2026

Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026 (quy định về tiền lương áp dụng từ kỳ tính thuế 2026), được hướng dẫn bởi Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Những điểm liên quan trực tiếp đến thiết kế phúc lợi:

• Tiền ăn giữa ca bằng tiền được miễn thuế đến 1,2 triệu đồng/người/tháng từ 01/7/2026, phần vượt chịu thuế. Bữa ăn do doanh nghiệp tự tổ chức hoặc phát phiếu ăn không tính vào thu nhập chịu thuế.
• Tiền làm thêm giờ, làm việc ban đêm và tiền lương những ngày phép năm không nghỉ, khi trả theo đúng Bộ luật Lao động, thuộc diện miễn thuế theo quy định mới.
• Nhà ở do doanh nghiệp xây dựng cho người lao động đang làm việc, kể cả điện, nước và dịch vụ kèm theo, được miễn thuế.
• Đóng bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ, hưu trí bổ sung được trừ tối đa 3 triệu đồng/tháng, tính gộp phần doanh nghiệp và người lao động đóng; phần doanh nghiệp đóng vượt mức tính vào thu nhập chịu thuế.
• Trợ cấp thôi việc, mất việc cao hơn mức luật định được miễn nếu được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.

Góc thuế TNDN: chi phúc lợi có giới hạn

Tối ưu BHXH mà để chi phí bị loại khi quyết toán thuế TNDN thì được bên này mất bên kia. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15: tổng chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ y tế...) được trừ không quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm (khoản 4 Điều 10); phần đóng hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt 5 triệu đồng/tháng/người không được trừ; tiền làm thêm giờ vượt giới hạn của pháp luật lao động không được trừ. Điều kiện và mức hưởng nên được ghi rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế, và các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng phải có chứng từ không dùng tiền mặt.

Ví dụ minh họa: chênh lệch thật sự là bao nhiêu?

Ví dụ minh họa: vị trí trưởng nhóm có tổng thu nhập 25 triệu đồng/tháng. Cách A ghi toàn bộ là lương: lương đóng BHXH 25 triệu, doanh nghiệp đóng 5.375.000 đồng, người lao động đóng 2.625.000 đồng. Cách B giữ lương chức danh và phụ cấp trách nhiệm 22,6 triệu, tách 1,2 triệu tiền ăn giữa ca và 1,2 triệu hỗ trợ đi lại, điện thoại theo quy chế công tác thực tế. Doanh nghiệp tiết kiệm 516.000 đồng/tháng, người lao động tiết kiệm 252.000 đồng/tháng, phần tiền ăn giữa ca còn được miễn thuế TNCN. Con số không lớn, và đó chính là thông điệp: cơ cấu đúng luật mang lại lợi ích vừa phải nhưng bền vững.

Kaizen có thể giúp gì?

Đội ngũ Kaizen, với hơn 17 năm kinh nghiệm tại các hãng Big4, rà soát hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng và bảng lương của bạn theo cả ba lăng kính BHXH, thuế TNCN và thuế TNDN. Hãy bắt đầu với buổi khám sức khỏe thuế miễn phí để biết cơ cấu hiện tại đang tối ưu đến đâu và rủi ro nằm ở khoản nào.