Nhận thông báo giải trình, bổ sung thông tin từ cơ quan thuế - chuẩn bị gì và trả lời thế nào

Từ khi Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 có hiệu lực ngày 01/7/2026, cơ quan thuế quản lý ngày càng dựa trên dữ liệu: hóa đơn điện tử, tờ khai, dữ liệu ngân hàng được đối chiếu tự động. Hệ quả là doanh nghiệp nhận thông báo yêu cầu giải trình thường xuyên hơn, kể cả khi không làm gì sai. Tin tốt là phần lớn các thông báo này có thể được khép lại ngay ở bước giải trình nếu bạn trả lời đúng cách.

Bạn đang nhận loại thông báo nào?

• Yêu cầu giải trình khi kiểm tra hồ sơ tại trụ sở cơ quan thuế. Theo khoản 2 Điều 22 Luật Quản lý thuế 2025, việc kiểm tra được thực hiện trên cơ sở hồ sơ thuế và dữ liệu trên Hệ thống thông tin quản lý thuế; cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, sau đó có thể ban hành quyết định ấn định thuế, xử phạt hoặc chuyển sang kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
• Yêu cầu giải trình về rủi ro hóa đơn điện tử. Theo quy định về hóa đơn điện tử (Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nay được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP từ 01/7/2026), khi doanh nghiệp bị xác định thuộc diện rủi ro rất cao, cơ quan thuế gửi thông báo điện tử và doanh nghiệp chỉ có thời hạn rất ngắn (trước đây là không quá 2 ngày làm việc) để giải trình - hãy kiểm tra đúng thời hạn ghi trên thông báo; nếu không giải trình được, cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông báo phần số tiền hoàn thuế có rủi ro chuyển sang diện kiểm tra trước hoàn, kèm yêu cầu bổ sung tài liệu về các giao dịch cụ thể.
• Đối chiếu sai lệch dữ liệu giữa tờ khai với hóa đơn điện tử, với báo cáo tài chính hoặc giữa các loại thuế với nhau.

Quy trình 6 bước để trả lời

1. Đọc kỹ và ghi lại thời hạn. Xác định căn cứ pháp lý, kỳ tính thuế, chỉ tiêu bị hỏi và thời hạn trả lời ghi trên thông báo. Nếu cần thêm thời gian, hãy liên hệ cán bộ thuế sớm và gửi văn bản nêu rõ lý do, thay vì để quá hạn.
2. Tái hiện số liệu. Đối chiếu tờ khai với sổ kế toán, dữ liệu hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính và sao kê ngân hàng để hiểu vì sao hệ thống phát hiện chênh lệch. Nhiều trường hợp chênh lệch đến từ thời điểm ghi nhận doanh thu, hóa đơn điều chỉnh hoặc tỷ giá.
3. Phân loại kết quả. Nếu số liệu đúng, chuẩn bị giải trình kèm chứng cứ. Nếu phát hiện sai sót thật, cân nhắc khai bổ sung ngay: Luật Quản lý thuế 2025 chỉ cho phép khai bổ sung trong 05 năm kể từ hạn nộp hồ sơ của kỳ có sai sót, và chủ động khai bổ sung trước khi cơ quan thuế kết luận thường có lợi hơn.
4. Soạn văn bản giải trình. Trả lời theo đúng thứ tự từng nội dung được hỏi, mỗi nội dung gồm: số liệu, nguyên nhân, căn cứ pháp lý và danh mục chứng từ kèm theo. Tránh giải thích chung chung hoặc đưa thêm thông tin không được hỏi.
5. Nộp đúng kênh và lưu bằng chứng. Nộp qua kênh điện tử theo hướng dẫn trên thông báo, ký số hợp lệ, lưu biên nhận và bản sao toàn bộ hồ sơ đã gửi. Theo Điều 6 Thông tư 89/2026/TT-BTC, cơ quan thuế không yêu cầu nộp lại các tài liệu đã có trong hồ sơ thuế hoặc khai thác được từ cơ sở dữ liệu khác, nên bạn có thể dẫn chiếu thay vì nộp lại.
6. Theo dõi đến khi khép hồ sơ. Nếu được mời làm việc trực tiếp, chuẩn bị người có thẩm quyền và người nắm số liệu, đề nghị lập biên bản làm việc và đọc kỹ trước khi ký.

Viết giải trình thế nào cho thuyết phục

Một văn bản giải trình tốt giúp cán bộ thuế có đủ căn cứ để chấp nhận mà không phải hỏi thêm. Hãy dùng bảng đối chiếu số liệu thay vì đoạn văn dài, đánh số chứng từ khớp với từng nội dung, và trích dẫn đúng điều khoản áp dụng. Ví dụ minh họa: cơ quan thuế hỏi vì doanh thu trên tờ khai GTGT thấp hơn tổng hóa đơn đầu ra trên hệ thống. Giải trình thuyết phục sẽ liệt kê các hóa đơn điều chỉnh giảm, hóa đơn thay thế, hóa đơn đã lập cho kỳ sau, kèm bảng đối chiếu cộng trừ về đúng số trên tờ khai.

Phòng hơn chữa: giảm số lần bị hỏi

Cơ quan thuế phân nhóm người nộp thuế theo mức độ tuân thủ và rủi ro; doanh nghiệp tuân thủ tốt được ưu tiên xử lý tự động và kiểm tra từ xa. Đối chiếu hằng tháng giữa tờ khai, hóa đơn điện tử và sổ kế toán, rà soát trạng thái nhà cung cấp trước khi thanh toán và giữ hồ sơ chứng từ theo giao dịch là ba thói quen giúp giảm đáng kể số thông báo phải xử lý.

Kaizen có thể giúp gì?

Kaizen đọc thông báo, dựng lại số liệu, soạn văn bản giải trình và đại diện làm việc với cơ quan thuế khi cần, với kinh nghiệm hơn 17 năm từ các hãng Big4. Đăng ký buổi khám sức khỏe thuế miễn phí để rà soát trước những điểm dễ bị hỏi trong hồ sơ của bạn.